¿Por dónde empezar a digitalizar mi restaurante?

Cuando les hago esta pregunta a los responsables de establecimientos de hostelería, es frecuente encontrar respuestas cómo “vender más”, “mejorar la productividad”, “reducir los costes”, “mejorar la imagen de la empresa”, “gestionar mejor”, “trabajar menos horas” … Sin duda todas son válidas, pero igual yo añadiría que los dos conceptos que quizás abarquen lo más importante, son en definitiva la mejora significativa de la rentabilidad asociada al incremento de la calidad de vida de los trabajadores. No se trata solo de trabajar menos, se trata de mejorar este bienestar. En este sentido, considero que los que logran abordar proyectos de digitalización con éxito, recogen los beneficios esperados a corto plazo. 

Lo que sí es cierto, es ¿por dónde empiezo? Lo primero que debemos tener claro es que lo más importante en un proceso de digitalización son los cimientos. En el contexto tecnológico, me refiero a la calidad de las bases de datos y al tipo de tecnología que voy a utilizar. Sobre estas bases de datos voy a hacer acciones de marketing, vender productos, gestionar mis clientes, controlar mis costes etc. Por lo que no nos podemos permitir tener diferentes bases de datos no conectadas. Un ejemplo que me encuentro con alguna frecuencia es muy ilustrativo: un restaurante cuyas reservas se hacen a través de determinada aplicación, luego los clientes en el restaurante usan otra y los clientes que usan el servicio de entrega a domicilio, acceden a otra aplicación. Sumado a que actualmente los clientes suelen usar distintas redes sociales para referirse a su experiencia con el establecimiento, sea a través de reseñas, historias o cualquier tipo de publicación, me pregunto: ¿cómo se pueden realizar acciones de marketing correctamente? y ¿cómo cuidar y atender a los clientes según sus expectativas? 

Optar por las soluciones del mercado que mejor se adaptan a nuestro ciclo de madurez en cada momento, será un acierto y actualmente creo que no hay duda de que se ha de elegir tecnología que esté disponible en la nube, con la facilidad de integración mediante APIs, con configuraciones lo más estándar posible y de rápida puesta en marcha, sin demasiada disrupción (excepto la mejora de servicio percibida por los clientes, que ha de verse visiblemente incrementada).  

Una vez que tengáis claro el tipo de tecnología a implantar, hay que dibujar el esquema de las soluciones tecnológicas que se necesitan y cómo tienen que interactuar entre ellas. Estas, se pueden dividir en varios grupos: web, redes sociales, TPV, e-commerce, reservas, compras, recursos humanos y financiero. Hay que tener en cuenta que, cada tipo de negocio tiene necesidades diferentes y consecuentemente sus prioridades también lo son, marcando claramente una diferencia en la solución y funcionalidades a implantar. Un buen ejemplo es la contabilidad, ya que la mayoría de las empresas del sector lo tienen externalizado. Es por tanto importante que tengan en cuenta que las soluciones adoptadas para digitalizar sus establecimientos estén preparadas para integrarse con las soluciones utilizadas por las empresas externas que gestionan sus finanzas.  

Sugiero, por tanto, que analicéis el momento en que está vuestro negocio y toméis la decisión de dar un nuevo paso (aunque sea pequeño) hacia la digitalización de vuestro/s establecimiento/s.  

Por último, mencionar la importancia del ¿cómo implementar el proyecto? Quien me conoce, me habrá escuchado decir una frase que copié a un jefe mío. “El elefante se come poquito a poco”. Es muy importante establecer prioridades y no marcarnos objetivos que no sean alcanzables. Es importante gestionar bien las expectativas y contar con todo el equipo para acoger el proyecto de forma positiva. Se trata de un proyecto común para el beneficio de todos y por tanto es crucial hacerles partícipes dentro del área de influencia de cada uno.  

Hay que tener en cuenta, que la tecnología utilizada en estos procesos no es compleja, sin embargo, la formación de los usuarios que utilizan el front es muy importante para el éxito del proyecto. Esto sumado a la experiencia y competencias que podemos conseguir, contando con la colaboración y soporte de una empresa externa especializada (cuando no se disponga de personal especializado) que se pueda encargar de la configuración y formación a los usuarios del back, es claramente una condición necesaria para el éxito de un proyecto de transformación digital en restauración.