Hace ya unos cuantos años desde la Universidad de Salamanca me plantearon la posibilidad de impartir un curso académico sobre la “Gestión de las compras en el sector Horeca” y a pesar de que ya en aquel momento llevaba más de 30 años de experiencia profesional en este sector y muchos de ellos con responsabilidades en los departamentos de Compras, tuve muchísimas dudas sobre cómo poder explicar a los alumnos que se inscribiesen en ese curso los in-puts más importantes sobre los que basar el análisis de las ofertas recibidas y/o solicitadas para cubrir las necesidades de la empresa en cuestión y sobre todo cómo poder realizar la mejor selección y adjudicación de las ofertas finalmente seleccionadas.
Creo que fue en el HIP del 2021 cuando un colega de profesión (uno de los mejores profesionales que he conocido en la gestión de compras) exponía en una conferencia los 4 puntos clave a su entender para una buena gestión de compras: información, tiempo, una hoja de Excel y sentido común.
Ya que comparto en su totalidad (fue como una visión) los enunciados que detalló, paso a partir de los mismos a reflejar algunas de las cuestiones que creo debemos tener en cuenta en cada uno de ellos:
Información
Quién y cómo es nuestro cliente.
Presupuesto que tenemos para esta compra.
Para qué vamos a utilizar esa referencia.
Qué alternativas de similares características hay en el mercado para esa referencia.
Qué proveedores nos pueden suministrar las mismas con garantía de la calidad y en tiempo y forma que hemos determinado.
Tiempo
No creo que sea necesario extenderme más en este apartado, si queremos hacer las cosas bien, todas requieren su tiempo.
Las emergencias si se convierten en cotidianas son un completo desastre.
Una hoja de Excel
A partir de las ofertas solicitadas y que respondan a lo demandado, junto con una previsión del consumo o compra puntual de la/s referencia/s solicitada/s podremos realizar el análisis económico de las ofertas recibidas.
Soy de la opinión de que las mismas se deberán ponderar con la valoración que en otros muchos aspectos nos ofrezca cada una de las ofertas recibidas, para con todo ello tomar la mejor decisión sobre la contratación.
Sentido común
Sin ninguna duda el mayor de los sentidos y que parece está en franca decadencia.
Creo que con lo que intento explicar en el párrafo anterior ya iría en línea con que las valoraciones, bien sean de las adjudicaciones de bienes o servicios, como de tantas otras cosas de la vida, si no se ponderan otros aspectos a los puramente económicos (por supuesto sin menospreciar éstos), será muy fácil el equivocarnos.